寫mail給上司禮儀

Question

我常要發mail給董事長.總經理.協理.經理..之類的

發文內容不外乎是會議時間地點通知

還有會議記錄

請問我的mail內文要怎麼寫才不失禮呢?

對象..董事長.總經理.協理.經理..之類的

內容:會議時間地點通知.還有會議記錄

請給我清楚的範例

中英都有更好

麻煩大家了~

如:
各位長官....鈞安

.......
不是吧?

我不是要打一封封不一樣的~而是要大概統一的
我一次要發給這些人
在同一封mail上~董嗎?

Answer 1

●概論部份

書信是應用文中重要的一個文體,按其用途可分為私務信函,公務信函和專務信函三類 .

私務信函屬於私人性質,對於格式,結構,用語等並不講究,而公務信函則屬於政府機關對外或內部使用

的信函,一般有劃一的格式和用語,我們所稱的公函,便是指這類信件。

最後的專務信函,是用於一般機構之間或個人與機構之間的信函,其內容多樣,但均以具體事務為主,而

商業書信,便是當中最重要的一環。



●商函特點

商業書信是專務信函的一種,由公司機構團體或其代表發出的業務往來函件。
商業書信內容主要涉及買賣上的接洽、安排與擴展。



●一般的寫作要求是:

措詞明白確切,直接了當

格式恰當

時間性,即要寫明發出日期

有禮貌,措詞要客氣大方



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●專門用語表 {{{{提 稱 知 照 語}}}}

放於稱謂之後,一般可按其身份選用不同的用語,如:"陳總經理 鈞鑒 ", "李主任 台鑒"
請參考下表:

===============提稱知照語===============

師長---------函丈, 專鑒, 賜鑒
一般平輩-----大鑒, 台鑒, 英鑒
宗教界-------道鑒, 文鑒, 清鑒
文教界-------道席, 清鑒
政界---------鈞鑒, 勛鑒
軍警界-------鈞鑒, 鈞座, 幕下
部門主管-----鈞鑒

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●專門用語表 {{{{信 末 頌 候 語}}}}

並非必備項目。頌候語放於信末
如 " 請候語 " 接著最末一句出現,則" 安好語 " 必須另行頂格。
如在信末另行書寫 " 信末頌候語 ",則: " 請候語 "+空格+" 安好語 ",如:" 即頌商祈! "


===============信末頌候語===============

一般平輩---------台安, 台祺, 大安
宗教界-----------道安, 法安
文教界-----------即頌 / 恭頌 教安, 文祺, 道安
財經界-----------順頌 / 敬請 商祺, 籌安, 財安
軍政界-----------政安, 勛祺
有權責者---------鈞安, 鈞祺


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●專門用語表 {{{{常 用 套 語}}}}

現今的商函,一般使用純白話寫作,惟一些禮儀性較重或需較鄭重的信函,仍有使用一些套語。
以下是一些較常用的套語及其白話對譯:


===============常用套語===============

台端, 閣下-------------------你
尊函, 大函,------------------來函 你的來信
領悉敬悉, 收悉---------------已收到
頃接-------------------------剛收到
荷蒙-------------------------得到你
如蒙俯允---------------------如果得到你的答允
茲因-------------------------這因為
是項, 是日, 是次, 這一項,----這一天, 這一次
未克作覆---------------------未能回覆
特此函達---------------------特別寫這封信給你
至深感銘---------------------十分感激


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●專門用語表 {{{{啟 告 語}}}}


放於發文者的簽署之後,如: "會計部主管 陳大文 謹啟 "


===============啟告語===============

一般可用--------謹啟, 謹上, 拜啟, 拜上, 敬上
覆信時----------謹覆, 敬覆, 拜覆

2007-01-03 23:30:23 補充：
如果是通知全公司會議事項，比較無拘束、簡略一點的話，如下：

2007-01-03 23:30:33 補充：
xxx公司各部門同事(總之，就是對象啦)：

xx部門(當某個別部門提出要全公司開會，就可以像這樣在開頭寫出，沒有也沒差啦~)謹訂於xx年x月x日上午x時x分，於某大樓幾樓某會議室招開xxx大會(會議名稱，可自訂)，會中將討論關於公司行政部門、業務部門等(什麼部門請自訂，沒有也無所謂)於2007年上半年相關活動與行政配合措施(什麼題目內容請自訂)，請各位同仁務必準時到達參與。
如有相關疑問，可於會議中提出，或於會前與xx部門某某某(姓名)聯絡，專線電話：[phone]，分機888。

2007-01-03 23:33:34 補充：
書信最後請空幾行，再留下發文者相關資料，以便識別身分。



=========可靠右或左，基本上是要靠右啦! 如果非正式公文發函，左右都可以啦!=========

xxx股份有限公司
xx部門經裡 王大明
[phone]分機887

(((書寫體簽名處))) 謹啟

2007年1月3日

2007-01-03 23:35:50 補充：
基本上，除非是超級超級大的公司、政府機關，否則公司內部的這種小會議，應該是不需要到太過正式的發函啦~

2007-01-03 23:48:12 補充：
像我公司大約100人，頂多就寫下面那樣：

MAIL標題：陳xx 經理，公司將於1月8日召開會議!詳情內閱!
(mail標題直接寫收信人，跟內容大綱，才不會讓人誤以為是垃圾信刪除!!)


陳xx 經理:

公司將於2007年1日8日下午3點，在3樓B12會議室召開檢討會議，請務必準時到達參與。



企劃部 林小明
[phone] 分機123
2007年1月3日

2007-01-03 23:54:14 補充：
還有重點就是....

如果妳是用Outlook，通常都有一個功能就是，當收信人已收到並點閱看過內容，會自動回覆一封信告知妳收信人已看過信，那個功能叫啥我忘了，妳再自己找一下吧!!

通常這個功能都要開啟啦!!不然這種有時效性的信，要是收信人沒收到就糗了........

2007-01-03 23:58:50 補充：
這個網站有滿多相關資料，有初中高階的寫法，妳可以去看看唷~^_^

http://cw.thit.edu.tw/doc2/doc2.htm

Answer 2

有這麼講究嗎?

我看主管秘書發出這些通知的MAIL
開頭都是" Dear All"
畢竟工作那麼多
誰有那個閒功夫一封封打不一樣的
是吧?