關於~如何將掃瞄進電腦的檔案格式做修改

Question

各位知識 的達人們：

我現在碰到一個問題是，我的家人要我幫她把客戶資料表給掃瞄進電腦裡，然後用電腦將客戶資料給key上去再列印出來。

因為小弟我之前沒有碰過類似的文書處理方式，所以是一點頭緒也沒有。不知道office軟體裡，哪一個應用程式可以處理以上的問題，又該用怎樣的方法去執行。

還有另一個是....我有一種固定使用的信封，我現在想將收件人、寄件人的資料一樣用電腦key上去再列印出來。我也是不知道這該用什麼方法來處理。

一次問兩個問題會不會太過頭了(^_^)，我把解答贈點提升到20點希望大家能寬容一下囉。

感謝zanhsieh2001大大：

原來office還有其他工具可以使用，讓我多知道了一個軟體的應用。
不過我對於你po的使用步驟還不是很了解，可能是因為沒接觸過的關係。可能要花個幾天來研究一下吧。

雖然你的答案已經算是解答了，不過我想看看還有沒有人會有比你更好的解答方式(對於使用步驟目前的我真的是看不懂)。

很感謝你的回答喔~也祝你金豬年~身體健康~萬事如意。

Answer 1

1. Microsoft Office Document Imaging 中文(簡體) OCR辨識引擎可以達到你的要求。
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=dd172063-9517-41d8-82af-29c38f7437b6&displaylang=zh-tw

以英文版2003為例裝好後，開始->Microsoft Office->Microsoft Office Tools->Microsoft Office Document Imaging->Open

先打開你要辨識的檔案，然後 Tools->Recognize Text Using OCR 跑了一會兒等處理框框消除，然後 Tools->Send Text To Word，指定哪個位置存放變事後檔案，Office 會開啟Word讓你校稿。如果你就是要掃描進去待會兒要用的話，校稿時記得欄跟欄間，例如：姓名跟住址跟郵遞區號間,用個不常用的字元如!|分隔，每條紀錄用另一個不常用的字元分隔。然後File->Save As，選擇附檔名為.txt的純文字格式。

2. 用一些可以處理正則表示式 (Regular Expression) 的文字處理器如 Textpad (http://www.textpad.com)，安裝後把剛剛校稿插入的字元從

[姓名]!
[住址]!
[城市]!
[郵遞區號]|

代換成 [姓名]![住址]![城市]![郵遞區號]|

的格式，以 textpad 為例子，按 F8 Search Text: !\\n Replace with !。存檔。Office 2007 好像有支援正則表示式你可以不用那麼麻煩。

3. 固定使用的信封，因為你沒有說明清楚是哪種，基本上公司行號都用下面這兩種：

3.1. 直接讓印在信紙上讓住址露出預先裁好窗口的，很像電話費帳單、水電費帳單這種。
3.2. 一般沒有露的。

差別在於 3.1. 比較省墨水，不過位置要調得剛剛好，信封單價比較貴，每封信相當於客製化。3.2. 你就得另外印標籤，多的時候還要找人貼標籤，好處是信件本身可以印一張然後大量影印。看你自己取捨。

3.1. 用 Word 的型版打封信件 (File->New 然後在右邊選 On my computer -> Letter & Faxes 然後挑個你要的 Letter 格式)，弄好後先存檔。然後在Tools->Letter and Mailing->Mail Merge，然後跟著右邊pane指示的操作。
3.2. File->New->Mailing Label wizard 然後選第二項Create labesl for a mailing list，然後跟著右邊的 pane 指示操作。

祝好運，金豬年快樂。

2007-02-16 02:23:34 補充：
1. > = -\>

2007-02-16 02:25:16 補充：
2. 在3.1 & 3.2 右邊 pane 提示你 select recipt 那步時，請按 Browse 然後找到你剛存的客戶檔案。