Comment préparer un rapport d'activité ?

Answer 1

Si c'est un rapport financier, le mieux est de classifier par nature de dépenses. Cependant, il est aussi possible de le faire par ordre chronologique (date de facture). Il est aussi possible de rapporter dépenses et recettes par action (ce qui peut montrer les bénéfices ou pertes par action et sous action)
Dans les autres domaines, la chronologie peut être aussi utilisée.
Dans le cadre d'un plan d'action avec objectif, rapprocher les objectifs des actions menées est très intéressant...

Answer 2

voici quelques liens avec des exemples:

http://www.ac-orleans-tours.fr/rectorat/...

LA NOTE ADMINISTRATIVE

Définition
C'est un document administratif d'ordre interne c'est-à-dire qui circule à l'intérieur d'une même unité
administrative et qui traite d'une affaire courante.
Elle est destinée:
- à un supérieur hiérarchique ou à un autre service, soit pour résumer des dossiers ou des documents, soit pour
faire le point sur une question à expliciter.
- à un subordonné pour donner des indications sur un travail à réaliser.
La note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions.
Dans la mesure où elle est destinée à l'information, la note doit être brève et concise: son but est de faire gagner
du temps au lecteur; elle doit résumer de façon synthétique l'ensemble de la question; logique: elle doit situer le
problème, exposer clairement les arguments ou les faits, les discuter et conclure en proposant des solutions aux
problèmes évoqués.
Présentation du document
La note obéit aux règles communes aux autres documents administratifs. Les mentions habituelles figurent
(timbre, objet, référence), seul le libellé de la suscription change. Il comporte le mot NOTE suivi du destinataire
qualifié par son titre.
Formule de présentation: Note à l'attention de ...
Les différents types de notes :
- la note de service est couramment utilisée. Son but est d'informer tout ou partie du personnel d'une disposition
officielle concernant l'organisation du service.
- la note explicative reprend un sujet déjà traité et y ajoute des explications. Elle sert à donner au destinataire des
précisions qui lui permettront d'agir.
- la note impérative, plus directe et plus sèche que la note explicative, constate des erreurs ou des manquements.
- la note de synthèse consiste à rédiger un document clair, précis et cohérent à partir d'informations diverses,
provenant de sources différentes, voire contradictoires. Les décisions sont souvent prises à partir de notes de
synthèse.
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LE COMPTE RENDU

Définition
Le compte rendu décrit des faits écoulés. C'est un document qui restitue tout ou partie du contenu d'une réunion
ou d'une activité. Le compte rendu est à la fois la mémoire individuelle et la mémoire du groupe. En cas de
nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est passé.
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d'une réunion ou d'un débat. Ce
peut être par exemple la retransmission intégrale d’une conférence ou d'un discours.
Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations les
plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.
Quel plan adopter?
- le plan chronologique rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se sont déroulés.
- le plan thématique est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet, quand une réunion a un
thème précis, il est inutile de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables dans une
discussion.
Le rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il opère des sélections.
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LE RAPPORT

Définition
C'est une des manières dont on rend compte à une autorité responsable d'une question importante en lui proposant
des solutions. C'est un document qui sert, à partir de l'étude d'un problème ou de l'analyse d'une situation, à
proposer une action.
Il se différencie de la note qui expose toujours brièvement des affaires courantes comme du compte-rendu et du
procès verbal qui se bornent à décrire ce qui s'est passé. Le rapport s'appuie sur des faits, événements ou actions
décrits pour dégager certaines informations qui permettront au rédacteur de donner un avis motivé et de
conseiller une action.
Le rapport requiert des qualités de synthèse, de précision et de clarté comparables à celles de la note ou du
compte-rendu.
Présentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, référence. Il
arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorporé dans le titre.
Exemple : Rapport à l'attention de Monsieur le Recteur sur la préparation de la rentrée scolaire.
Schéma
Le rapport est structuré et présente un plan logique avec une introduction, un développement et une conclusion :
- l'introduction pourra comporter la référence aux faits ou aux instructions qui sont à l'origine du document.
Un véritable exposé peut être nécessaire pour bien faire connaître l'objet du rapport. Néanmoins, l'introduction
doit être la plus concise possible,
- le développement, dont le nombre de parties sera adapté à chaque cas particulier, pourra indiquer les
conséquences de ces faits et examiner diverses solutions possibles,
- la conclusion exposera éventuellement des propositions de décision.
Le rapport se termine souvent par une formule d'usage appelant la décision du destinataire.
Exemple: si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me
renvoyer le présent rapport revêtu de votre approbation.
Différents types de rapports
- d'activité
- d'opportunité
- d'évaluation pédagogique, d'inspection, de jury…
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Les qualités requises
Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées rationnelles et proposer des solutions recevables.
Le rédacteur relatant des faits ou des idées doit d'abord s'efforcer de produire un document objectif: en ne se
fondant que sur des données vérifiées et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier), complet:
en n'omettant aucun aspect de la question traitée, et synthétique: en examinant les différentes données de la
question pour les présenter sous la forme d'un ensemble cohérent.
Le rapporteur doit toujours viser à l'efficacité, c'est-à-dire rédiger un document utile au destinataire.
Dans la mesure du possible, il répondra aux questions: qui? quoi? où? quand? comment? pour aboutir à des
propositions nettes et claires.
Même si le rapport implique généralement une prise de position de la part du rédacteur, le destinataire doit
pouvoir, à sa lecture, se prononcer sans difficultés sur une des solutions proposées.

LE PROCES-VERBAL

Définition
Le procès-verbal enregistre le passé. Concis et précis, le procès-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue
de son rédacteur. Il enregistre un fait, un événement dont la trace doit être conservée dans l'intérêt d'une
communauté.
Le procès-verbal de réunion, établi par un (ou des) participant(s), permet de garder une trace de ce qui s'est dit.
Il pourra servir de référence en cas de litige ultérieur.
Il doit comporter un certain nombre 4:éléments comme: nom, date, lieu de réunion, nom de la collectivité qui
s'est réunie, nom et qualité des participants, ordre du jour... Pour être valide, le procès-verbal doit être approuvé
par les participants.
Le procès-verbal de constatation fait la description d'un fait ou d'un événement qui pourrait être ultérieurement
contesté. C'est sur la base de procès-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent être intentées.
Documents officiels, les procès verbaux doivent être archivés chronologiquement par catégorie dans un dossier
réservé à cet effet.


http://www.grenoble.fr/download/098___fi...


http://www.senat.fr/rapsen.html...

http://www.afai.asso.fr/public/doc/183.p...

Answer 3

Pour preparer un rapport d'activité,il faut simplement etre prèt et bien preparé son coup.