cuales son las técnicas de dirección de reuniones?

Answer 1

DIrección de Reuniones .



Es una técnica que permite tratar problemas que se presenten en una situación determinada y con un grupo de personas, de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan. El éxito o fracaso recae con exclusividad en la habilidad del facilitador de reuniones para conducir estas de acuerdo a ese plan, por lo tanto debe considerar en cualquiera de los Tipos de Reunión a facilitar los siguientes aspectos generales:

Conocer de una manera amplia el asunto a tratar.
Estar bien informado (cifras, datos, ejemplos).
Estar preparado para contestar preguntas, aclarar dudas, manejar reacciones de rechazo u oposición.
Deberá cerciorarse de la comprensión del asunto tratado.
La técnica Dirección de Reuniones se introduce en investigación acción Critica Reflexiva, porque permite:

La toma de decisiones
El libre intercambio de ideas y experiencias entre los participantes
El análisis en forma amplia y profunda de los problemas
Unifica al grupo, ya que a través de la interacción se estimula el sentimiento de pertenencia
Permite recoger las experiencias y los conocimientos de los participantes, facilitando la fusión de sus planteamientos.
Se llegan a acuerdos grupales, desarrollando el respeto por la opinión de la mayoría.
Tipos de Reuniones

Existen diferentes tipos de reuniones y quien establece la diferencia es el Objetivo o Propósito de la Reunión, es decir, él ¿Para Qué? De acuerdo con esto, la reunión se planificara y posteriormente se facilitará su desarrollo. Entre los tipos de reuniones más comunes cuando se trabaja en proyectos con las comunidades dirigidos a generar cambios, modificaciones o transformaciones en el entorno, dependiendo de los intereses de los sujetos de la acción, están las:

Reuniones exploratorias o creativas. Es una reunión para generar ideas, opiniones, experiencias y/o sugerencias que posteriormente serán analizadas, evaluadas y tomada la decisión por especialistas o autoridades superiores. Tomemos por ejemplo, el caso de una Comunidad Educativa reunida para analizar el problema de la falta de gerencia de un Director, los resultados de esta reunión podrán ser presentados en una primera instancia a las autoridades del Ministerio de Educación. Quienes podrían tomar la decisión de remoción u otra.

El Conductor de la Reunión debe dejar claro que no se tomarán decisiones sino que se elevarán los acuerdos considerados a los niveles competentes, como primer paso de la acción.

Reunión de información. La característica distintiva es que el objetivo del facilitador, es trasmitir o dar a conocer orientaciones, normas, orientar la ejecución de actividades etc. En este tipo de reuniones la comunicación es básicamente en un solo sentido, del facilitador hacia los participantes, éstos se limitan a la formulación de preguntas, recibir algunas aclaraciones sobre lo expuesto, aclarar dudas. Este tipo de reunión es muy utilizada cuando se van a ejecutar acciones como "una Cayapa" y se realiza para dejar todo organizado y clarificadas las funciones y responsabilidades de cada uno de los que van a participar.

Reunión para la toma de decisiones. En esta modalidad de Reunión, el objetivo del facilitador es lograr que los participantes tomen libremente una decisión, tratando el problema planteado con entera libertad de opinión, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, consecuencias e intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones, siendo lo más importante llegar a acuerdos y tomar decisiones por consenso del grupo; Siendo la característica principal de este tipo de reunión: la participación del grupo y la actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayoría.

En este tipo de reunión el papel del facilitador, está en función de posibilitar y optimizar la participación del grupo y lograr la mejor comprensión de las ideas que surjan de este.

Estructura de la Reunión

En los procesos de Investigación Acción Crítica Reflexiva el tipo de reunión mas utilizada es la de Toma de Decisiones, debiendo ser organizada por quien va a facilitar la reunión, siguiendo una estructura, que contempla dos fases:

Preparación o planificación. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de la manera adecuada, teniendo la falsa creencia de no requerir ninguna habilidad especial para conducir y facilitar el proceso, siendo la realidad muy diferente, nos atrevemos a afirmar que el 50 % del éxito de una reunión esta en su preparación.

Los aspectos principales en la preparación son los siguientes:

Elaboración de una agenda
Elección de los participantes
Guía para conducir la reunión
Logística
Elaboración de la Agenda. En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que esta agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad.

Los participantes. Se elegirán de acuerdo a sus intereses y relación con el asunto a tratar.

Preparación de la Guía para Facilitar la Reunión. Se diseñará considerando el objetivo de la Reunión, la apertura o inicio (actividades rompe hielo), los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la información, las preguntas claves, tiempo para la discusión (toma de Decisiones) y el cierre de la reunión

Logística. En la preparación de la Reunión se debe considerar todos los elementos requeridos para el desarrollo de la reunión, desde los materiales de apoyo a utilizar hasta el local donde se realizara la reunión. El no darle la debida importancia, puede ocasionar que la reunión tenga hasta que cancelarse debido a la falta de algunos elementos como: audio. Luz, suficiente espacio, sillas etc.

Pasos de la Ejecución. La ejecución consta de tres pasos, inmersos dentro de las fases generales de una reunión: Inicio, conducción y cierre


En esta pagina encontraras mucha mas informacion. Un saludo